Informativa privacy

1.Chi tratta i tuoi dati

Il titolare del trattamento è:

Per qualsiasi questione su questa informativa, o per esercitare i tuoi diritti, puoi scrivere a info@safewoman.it. Non è stato nominato un responsabile della protezione dei dati (DPO): non ricorre nessuno dei casi in cui l’art. 37 del GDPR lo rende obbligatorio.

2.Quali dati raccogliamo

Quelli che ci dai tu

Compilando la domanda di iscrizione: nome, cognome, data di nascita, indirizzo email (chiesto due volte, per intercettare i refusi), numero di telefono, il livello e il turno che scegli, e le dichiarazioni che spunti in fondo al modulo — compresa, se la spunti, quella facoltativa per ricevere via email le nostre novità.

La data di nascita serve a due cose sole: verificare che tu abbia compiuto 12 anni, che è il requisito per partecipare, e sapere se sei minorenne e quindi devi presentarti accompagnata (vedi il punto 10).

Quelli che nascono dall’uso

• la data e l’ora dell’iscrizione, che è ciò che determina il tuo posto nel turno o la tua posizione in lista d’attesa;
• il momento in cui hai confermato l’indirizzo aprendo il link che ti abbiamo mandato;
• il tuo codice di check-in, generato dal nostro server (mai dal tuo telefono) e mostrato sulla tessera;
• le presenze registrate scansionando la tessera: quale lezione, quale giorno, e quale persona dello staff ha effettuato la scansione;
• l’eventuale uscita dal corso, con la data e il motivo (una rinuncia, oppure un indirizzo email mai confermato), e le note dello staff quando una posizione viene corretta a mano;
• il tuo indirizzo IP, temporaneamente, per limitare le richieste automatiche e bloccare i tentativi di accesso ripetuti.

Se usi l’app, si aggiungono pochi dati tecnici che descriviamo al punto 9 (l’identificativo del telefono per le notifiche, se le attivi).

Quelli di chi ti accompagna

Se sei minorenne chiediamo anche nome, cognome, telefono ed email del genitore o di chi ne fa le veci (e in che rapporto siete con te). Ne parliamo per esteso al punto 10, perché sono dati di un’altra persona e meritano un paragrafo loro.

3.Quali dati NON raccogliamo

Vale la pena dirlo, perché sono le categorie che di solito preoccupano di più.

• Nessun dato sanitario. Il certificato medico di idoneità sportiva si consegna in cartaceo allo staff: non si carica in questo sito, non viene fotografato e non entra in nessun archivio informatico. Nel modulo spunti soltanto l’impegno a consegnarlo, e solo per le attività che lo richiedono.
• Nessun dato di pagamento. Il corso è gratuito: non ci sono incassi, quindi non ci sono carte, IBAN o fatture.
• Nessuna profilazione, nessun pixel di tracciamento, nessun bottone social che carichi codice da altri. L’unico cookie di statistica è Google Analytics, e parte solo se lo accetti esplicitamente nel banner che vedi alla prima visita — vedi il punto 8.
• Nessuna geolocalizzazione da parte nostra. Gli indirizzi delle palestre sono collegamenti a una mappa: sei tu ad aprirla, e da quel momento vale l’informativa di chi fornisce la mappa. Nell’app, la posizione si legge solo se tocchi «Invia la mia posizione» nella sezione SOS: resta sul telefono e finisce nel messaggio che mandi tu, a chi scegli tu. A noi non arriva.

4.Perché li trattiamo, e con quale base

5.Per quanto tempo li teniamo

• Se non confermi l’indirizzo: dopo 120 ore l’iscrizione viene chiusa e il posto torna a chi è in lista; dopo 30 giorni i tuoi dati vengono cancellati automaticamente. Non serve che tu faccia niente. Se nel frattempo ti riscrivi, il conto riparte da capo.
• Se ti iscrivi: i dati dell’iscrizione e lo storico delle presenze restano finché hai la tua tessera, anche da una stagione all’altra: servono a mostrarti nell’app la tessera e il tuo percorso, e a riconoscerti quando ti iscrivi di nuovo, senza rifare tutto da capo. Li cancelliamo quando ce lo chiedi (vedi il punto 12).
• I dati di chi ti accompagna vivono e muoiono con la tua iscrizione: stanno nella tua stessa scheda, quindi spariscono nello stesso momento, senza restare da nessun’altra parte.
• Il link di conferma che ricevi via email scade dopo 72 ore, o subito dopo che lo apri, se prima.
• Il codice di 6 cifre per entrare dall’app vale 3 ore e si usa una volta sola. Non lo conserviamo in chiaro, ma solo come impronta cifrata, che scade con lui.
• Il cookie della tessera dura 180 giorni sul dispositivo da cui hai aperto il link.
• L’indirizzo IP resta nei contatori di sicurezza al massimo un’ora, poi scade da sé. Il registro tecnico degli accessi al sito non contiene l’indirizzo completo (l’ultima parte è oscurata) né i link di conferma, e si sovrascrive da solo nel giro di pochi giorni.
• I registri di funzionamento del server, che possono contenere un indirizzo email o un numero di telefono quando un invio non riesce, hanno una dimensione massima: superata quella, i più vecchi vengono cancellati per primi.
• Le copie di sicurezza si fanno ogni 6 ore e se ne tengono le ultime 7, cioè meno di due giorni. Prima di un intervento di manutenzione ne facciamo una in più, e teniamo solo le 5 più recenti. Un dato cancellato sparisce anche dalle copie, man mano che vengono sostituite.
• L’identificativo del telefono per le notifiche resta finché le notifiche sono attive. Lo cancelliamo da soli appena risulta non più valido, per esempio perché hai disinstallato l’app.

Se chiedi la cancellazione prima di queste scadenze, la eseguiamo entro un mese — con l’unica eccezione di quanto ci fosse eventualmente necessario per difenderci in giudizio.

6.Chi altro li vede

Dentro l’organizzazione, solo le persone dello staff autorizzate a gestire iscrizioni e presenze, ciascuna con un proprio accesso nominativo.

Fuori, soltanto i fornitori che ci servono per far funzionare il servizio, che agiscono come responsabili del trattamento su nostra istruzione e solo per quello:

• Contabo GmbH (Germania), che ospita il server con i dati;
• Aruba S.p.A. (Italia), che consegna le email;
• Brevo (Sendinblue SAS, Francia), che consegna gli SMS;
• Google Ireland Limited, con Firebase Cloud Messaging, che consegna le notifiche dell’app, e con Google Analytics, solo se lo accetti (vedi il punto 8). Sugli iPhone, come per ogni app, la consegna finale della notifica passa dal servizio di Apple.

Quando scarichi l’app, Apple (App Store) e Google (Google Play) trattano i dati del tuo account come titolari autonomi, secondo le loro informative: non riceviamo nulla da loro su di te.

I dati non vengono venduti, né ceduti a fini commerciali, a nessuno e in nessun caso.

7.Dove sono conservati

I dati delle iscrizioni stanno su un server nell’Unione Europea (Germania), e lo stesso vale per email e SMS.

Solo i due servizi di Google possono portare dati fuori dallo Spazio Economico Europeo, negli Stati Uniti: Google aderisce al Data Privacy Framework UE–USA, riconosciuto adeguato dalla Commissione europea il 10 luglio 2023. I dati coinvolti sono pochi: le statistiche di visita, solo se le accetti, e per le notifiche il testo dell’avviso con l’identificativo del telefono. Mai il tuo nome, la tua email o la tua tessera.

Il sito è raggiungibile solo su connessione cifrata (HTTPS). Le persone iscritte non hanno una password da custodire: l’accesso alla tessera nasce dal link firmato che ricevi via email (o dal codice di 6 cifre che la stessa email contiene, se lo chiedi dall’app), e il codice di check-in è generato dal server. Dei dati viene fatta una copia di sicurezza periodica.

8.Cookie e memoria del dispositivo

Questo sito usa due cookie tecnici, che non richiedono il tuo consenso perché senza di essi il servizio non funziona, e un cookie di statistica, che invece parte solo se lo accetti.

Tecnici, sempre attivi

• member — è la tua tessera su questo dispositivo. Viene creato quando apri il link di conferma e dura 180 giorni. Non può fare nient’altro che mostrarti i tuoi dati.
• access_token — riguarda solo lo staff che entra nel pannello di gestione. Se non fai parte dello staff, non lo ricevi mai.

Statistica, solo con il tuo consenso

Se scegli Accetta nel banner che vedi alla prima visita, attiviamo Google Analytics (Google Ireland Limited), che imposta i cookie _ga e _ga_* (fino a 24 mesi) per contare quante persone visitano il sito e quali pagine leggono, in forma aggregata: non incrociamo questi numeri con la tua iscrizione né con nessun altro dato che ci hai dato tu. Google tratta questi dati come responsabile del trattamento, ed è certificato al Data Privacy Framework UE–USA per il trasferimento fuori dallo Spazio Economico Europeo. Finché non scegli, o se scegli Rifiuta, questo cookie non viene mai impostato e nessun dato parte verso Google.

L’app salva inoltre alcune cose nella memoria del tuo browser (tema chiaro o scuro, preferenze di notifica, i dati della tua pre-iscrizione): restano sul tuo dispositivo, non ci vengono trasmesse, e le cancelli quando vuoi dalla voce «Azzera i dati su questo dispositivo» nella scheda Tessera del sito.

9.L’app Safe Woman

L’app per iPhone e Android usa gli stessi dati e lo stesso server del sito: questa informativa vale per entrambi. In più:

• Notifiche. Se tocchi «Attiva gli avvisi» e il telefono te lo permette, registriamo un identificativo del telefono fornito da Firebase, il tipo di telefono (iPhone o Android) e, se hai fatto l’accesso, a quale tessera è collegato: serve solo a sapere a chi mandare un avviso. Le spegni quando vuoi dalle impostazioni del telefono.
• Posizione in diretta («Stammi vicino»). Solo quando la avvii tu, e solo finché non la fermi o si ferma da sola dopo 3 ore (se non la prolunghi): il telefono ci manda la sua posizione, anche con l’app in secondo piano e, se hai fatto l’accesso, a quale tessera è collegata. Nessun nome. La vede solo chi ha il link che mandi tu, e quella pagina mostra la posizione sulla mappa e nient’altro: non dice chi sei. Quando la fermi, smette di mostrarla. Cancelliamo tutto 24 ore dopo la fine. La mappa di quella pagina è di OpenFreeMap (dati OpenStreetMap): il browser di chi la apre scarica la mappa dai loro server, che vedono il suo indirizzo IP ma non la tua posizione. Il codice per fermarla resta solo sul tuo telefono.
• L’assistente «Chiedi a Safe Woman» non è un’intelligenza artificiale e non manda le tue domande da nessuna parte: le confronta con le risposte già scritte, dentro il telefono. Non riceviamo e non conserviamo quello che scrivi. Per alcune risposte l’app chiede al server dati aggiornati, come orari e posti liberi, o la tua prossima lezione se hai la tessera.
• Video. Per i video riservati alle iscritte il server controlla la tessera, come per il resto. Non teniamo traccia di quali video guarda ciascuna persona.
• Chiamata al 112 e Where ARE U. Aprono il telefono o un’altra app: da quel momento valgono le regole del servizio di emergenza o di chi fornisce quell’app.
• Memoria del telefono. L’app conserva sul telefono i dati della tessera, per mostrartela anche senza rete, e il tema chiaro o scuro. Si cancellano disinstallando l’app.
• Nessuna pubblicità e nessuna statistica nell’app: Google Analytics è solo sul sito, e solo se lo accetti.

Cancellare il tuo account

Puoi chiedere in ogni momento di cancellare il tuo account scrivendo a info@safewoman.it dall’indirizzo con cui sei iscritta. Lo facciamo entro 30 giorni: cancelliamo iscrizioni, presenze, dati di chi ti accompagna e telefoni registrati per le notifiche. Teniamo solo ciò che una legge ci obbliga a conservare, o che servisse a difenderci in giudizio, e per il tempo strettamente necessario.

10.Minorenni e dati di chi accompagna

Al corso si accede da 12 anni compiuti. Il modulo lo verifica e non accetta iscrizioni al di sotto di quell’età.

Se sei minorenne puoi iscriverti, ma devi presentarti alla prima lezione con un genitore o con chi ne esercita la responsabilità. Per questo, e solo in questo caso, il modulo chiede nome, cognome, telefono ed email di quell’adulto (e in che rapporto siete). Il telefono serve a poterlo raggiungere durante la lezione; il nome, a sapere chi ci si aspetta alla porta; l’email, per fargli avere i moduli da firmare.

Da 18 anni in su non chiediamo né conserviamo dati di terzi: il modulo non mostra nemmeno quei campi, e se arrivassero compilati verrebbero scartati prima di essere salvati.

Per chi è minorenne, la documentazione del corso — iscrizione, liberatoria, consensi — è sottoscritta da chi esercita la responsabilità genitoriale: quella firma avviene su carta, allo sportello, e non passa da questo sito.

11.Graduatoria e decisioni automatiche

Chi entra in aula e chi resta in lista d’attesa lo decide un calcolo automatico, ed è giusto che tu sappia esattamente come funziona: conta soltanto l’ordine di arrivo delle iscrizioni al tuo turno, confrontato con i posti della sala. Nient’altro.

Non c’è nessuna profilazione: non valutiamo, non classifichiamo e non prevediamo nulla che ti riguardi — né la tua età, né la tua provenienza, né il tuo comportamento. Se una persona si disiscrive, tutte quelle dietro salgono di una posizione, automaticamente e per il solo fatto di essersi iscritte prima.

Le assenze non producono effetti automatici. Se una posizione va corretta, lo fa una persona dello staff, e la correzione resta annotata.

12.I tuoi diritti

In qualunque momento puoi chiedere di:

• accedere ai tuoi dati e ottenerne una copia (art. 15);
• correggerli, se sono sbagliati o incompleti (art. 16);
• cancellarli (art. 17);
• limitarne il trattamento (art. 18);
• riceverli in un formato leggibile da un altro servizio (art. 20);
• opporti al trattamento fondato sul nostro legittimo interesse (art. 21);
• revocare il consenso alle statistiche, quando vuoi, dal pulsante «Preferenze cookie», senza che questo tocchi la tua iscrizione né la liceità di quanto fatto prima. Le notifiche dell’app le spegni dalle impostazioni del telefono. Per smettere di ricevere le novità via email basta scriverci: la tua iscrizione resta com’è.

Scrivi a info@safewoman.it: rispondiamo entro un mese. La richiesta è gratuita.

Se ritieni che i tuoi dati siano trattati in violazione del GDPR puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (Piazza Venezia 11, 00187 Roma — garanteprivacy.it), oppure ricorrere all’autorità giudiziaria.

13.Modifiche a questa informativa

Se cambia qualcosa in ciò che facciamo con i tuoi dati, cambia questa pagina, e la data in cima lo dice. Le modifiche che richiedono un nuovo consenso te le chiediamo esplicitamente: non le diamo mai per accettate perché la pagina è stata aggiornata.